La gestión de un proyecto: Menos papel y mayor control.

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Ante todo,esta tecnología es una renuncia para los puristas del sector … La gestión del proyecto comienza en la planificación inicial de la obra  y en la preparación de la misma para dar respuestas a situaciones de control, a preparar un proyecto a tiempo,recabar datos y actualizar  presupuestos…

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En control y gestión del proyecto se ha venido realizando en los típicos edificios de cristal y muy lejos del tajo,  y en ambos lugares  los documentos  son apilados  en una variedad de informes interminables (típicamente basado en hojas de cálculos). La mayor parte de estos datos son recibidos de terceros e introducidos de nuevo en sistemas de finanzas ERPs, bases de datos caseras, y más hojas de cálculos.

Un esquema cotidiano de cómo se recolecta la información sobre horas trabajadas y pagos al personal sería :

 

Son increíbles los múltiples puntos de entrada de datos simplemente contando las transiciones de papel a ordenador ,los mismos datos FWT son transcritos del informe de papel:

-Por el Gestor del Proyecto (Project Manager) en una hoja de cálculos de comparación,

-Por el Contratista en un sistema de facturación,

-y Por el Promotor de una factura a base de papel a un sistema de contabilidad.

 

Esta gestión se vuelve mucho más complicada conforme la obra avanza o la envergadura de la misma es mayor debido al número de agentes participantes y necesidad de respuesta a soluciones técnicas complejas.

Si los datos iniciales fueran capturados en una sóla base de datos – quizás sobre un dispositivo móvil como un iOS o  Android , el proceso en gran parte puede ser automatizado, dando tiempo a la gestión de proyecto y al contratista para enfocar actividades sobre el valor añadido. En el diagrama siguiente se propone un nuevo proceso.

 

En este proceso, cada trabajador usa un dispositivo móvil para entrar en su informe diario. Los datos sólo son insertados una vez. Esto también podría contener un informe  fácil de rellenar, con la información como el nombre del trabajador, el nombre de la actividad, la función que desempeña ,el cargo en una jerarquía, etc. . Además, esto podría permitir una actualización sencilla de los trabajos a tiempo real, como el estado de la actividad (p.ej. el % completo), y también  la actualización clasificada sobre el progreso.

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El móvil en el proyecto permite controlar las soluciones que se van tomando conforme avanza la construcción y se convierte en un medio fiable y objetivo de “fuente de verdad”.

Utilizando esta tecnología  destacan como aspectos positivos : la capacidad de reducir el tiempo de ciclo de decisión, poner alarmas sobre decisiones o actividades / aprobaciones /controlar las actividades que no se están ejecutando en su tiempo, y más.

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Puedes consultar los esquemas y referencias de este post AQUÍ.

 

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